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Flottenmanagement

Flottenmanagement mit NavComm

Die Digitalisierung hat inzwischen in jedem Bereich der Verwaltung Einzug gehalten. Ob großes oder kleines Unternehmen, jeder Betrieb mit eigenen Fahrzeugen befasst sich heute mit digitalen Tools, die bei der Verwaltung des eigenen Fuhrparks helfen.

In diesem Zusammenhang fliegen eine Menge Begriffe durcheinander: Flotten- und Fuhrparkmanagement Software zum Beispiel. Was unterscheidet die Flotte vom Fuhrpark, welche Aufgaben hat das Flottenmanagementsystem, und kann es mir in meinem Betrieb überhaupt helfen?

Wir klären im Folgenden ein paar Begrifflichkeiten rund um das Thema Flottenmanagement und stellen Ihnen die Vorzüge vor, die ein individuell angepasstes Flottenmanagementsystem mitbringt.

Flottenmanagement: Was ist das eigentlich?

Datenströme laufen heute überall ein. Das gilt auch im modernen Fahrzeug: LKW, Lieferwagen oder Dienstfahrzeuge sind eine Quelle von ständigen Datenströmen, die sich optimal nutzen lassen. Vorausgesetzt, Sie verfügen über ein modernes Flottenmanagement mitsamt der dazu passenden Flottenmanagement Software.

Umweltschonendes Fahren für Unternehmen

Definition Flottenmanagement

Eine „offizielle“ Definition des Begriffs Flottenmanagement gibt es nicht, und ziemlich häufig finden wir auch Begriffe, die gleichbedeutend genannt werden, es aber gar nicht sind.

Das Flottenmanagement meint, ganz allgemein betrachtet, den Prozess in Ihrem Betrieb, der auf die Datenerfassung aus dem Fahrzeugpark ausgerichtet ist.

Einen wichtigen Teil des Flottenmanagements kennen wir seit Jahrzehnten: Das Fahrtenbuch, das heute kaum noch analog geführt wird. Auch die Routenplanung, wichtig für einen kosteneffizienten und zeitsparenden Einsatz Ihrer Fahrer, läuft heute in aller Regel voll digitalisiert.

Flotten- und Fuhrparkmanagement – wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe Flotte und Fuhrpark werden im wirtschaftlichen Zusammenhang oft gleichbedeutend genutzt. Gemeint ist in beiden Fällen meist die Gesamtheit aller Fahrzeuge, die ein Unternehmen oder eine Organisation besitzt und verwaltet. Der offizielle Ausdruck dafür heißt im Deutschen Fuhrpark, umgangssprachlich wird gern auch der Begriff Flotte genutzt – möglicherweise, weil der entsprechende englische Ausdruck fleet hier sehr direkt übersetzt wurde. Dasselbe gilt übrigens auch für den Ausdruck Flottenmanager, der gelegentlich anstelle des Fuhrparkmanagers genutzt wird – und umgekehrt.

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Die Bestandteile des Fuhrparks

Die LKW der Baufirma, der Bagger, der Traktor des landwirtschaftlichen Unternehmens, der Gabelstapler in der Halle, aber auch der Dienstwagen, mit dem der Außendienstmitarbeiter zum Kunden fährt – sie alle gehören zum Fuhrpark.

Man unterscheidet hier zwischen Poolfahrzeugen, die mehrere Fahrer nutzen, zum Beispiel den LKW oder den Gabelstapler, und dem Dienstwagen, der einem festen Fahrer zugewiesen ist.

Von Fuhrpark und Flotte abgeleitet ergeben sich die Begriffe des Fuhrparkmanagements und des Flottenmanagements, dazu passend auch der Fuhrparkmanager und der Flottenmanager. Doch hier müssen wir zwei verschiedene Bereiche auseinanderhalten. Flottenmanagement ist nicht dasselbe wie Fuhrparkmanagement.

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Flottenmanager und Fuhrparkmanager – wer macht was?

Der Fuhrparkmanager- oder die Managerin – ist derjenige, der sich mit allen Aufgaben befasst, die rund um den Fuhrpark anfallen. Die Fuhrparkverwaltung, also verwaltungstechnische Aufgaben wie das Führen von Fahrzeugakten, Leasing- oder Versicherungsverträgen gehören hier genauso dazu wie die Routenplanung für die Fahrzeuge.

Das Flottenmanagement – und damit auch der Flottenmanager – befasst sich im Unterschied dazu mit Themen wie der Einsatz- und Tourenplanung, also mit der Koordination der verschiedenen Fahrzeuge und Fahrer. Das kann in manchen Unternehmen Aufgabe der Fuhrparkmanager sein, viele jedoch lagern diesen Bereich aus. Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben oder die Veräußerung und Beschaffung von Fahrzeugen gehören beispielsweise nicht zu den Aufgaben eines Flottenmanagers. Da die beiden Begriffe Fuhrpark- und Flottenmanagement aber sehr oft gleichbedeutend genutzt werden, lohnt es sich immer, genau hinzuschauen, was gemeint ist.

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Organisation und Verwaltung im Fuhrpark

Der Fuhrparkmanager kontrolliert, ob Sicherheitsregelungen eingehalten werden und die Fahrersicherheit gewährleistet ist. Er sorgt dafür, dass alle Fahrzeuge des Betriebs regelmäßig zur Fahrzeugwartung kommen und hat auch die Führerscheinkontrolle der Fahrer im Blick. Bei Neuanschaffungen für die Fahrzeugflotte und der Vertragsunterzeichnung ist der Fuhrparkmanager involviert.

Je nach Unternehmensgröße und Struktur fallen auch Aufgaben eines Disponenten teilweise in den Aufgabenbereich des Fuhrparkmanagers. Das können etwa Routenplanung und Belegungskalender sein, die für die Poolfahrzeuge geführt werden.

Das Ziel des Fuhrparkmanagements ist es, für die ordnungsgemäße Nutzung und Instandhaltung aller Fahrzeuge zu sorgen, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Betriebskosten zu kontrollieren.

So zahlreich, wie die Aufgaben in der Verwaltung des Fuhrparks sind, zeigt sich schnell: Hier ist eine gute Software zur Unterstützung Gold wert, genauso wie ein erfahrener Flottenmanager.

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Das Flottenmanagementsystem von heute

Die Flottenmanagement Software ist dazu da, bestimmte Aufgaben des Flottenmanagers digital und möglichst zeitsparend auszuführen, wo früher noch mit Liste oder unübersichtlicher Excel Tabelle gearbeitet wurde.

Konkret dreht es sich um die Datenströme, die das Fahrzeug und seine Nutzung erzeugen. Also beispielsweise das Fahrtenbuch, das heute meist mit GPS-gestützten Programmen digital erstellt wird.

Alle Fahrten werden automatisch und rechtssicher aufgezeichnet, womöglich in Echtzeit weitergeleitet. Auch die Fahrzeugortung fällt in den Aufgabenbereich des Flottenmanagements. Genauso die Routenplanung und -dokumentation.

Jedes Fahrzeug liefert täglich Daten zu diesen Punkten:

  • Position in Echtzeit, exakte Nutzungsdauer der Transportmittel
  • Erfassung der gefahrenen Kilometer
  • Informationen und Analysen zum Kraftstoffverbrauch
  • Fahrverhalten des Personals
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GPS Ortungssysteme und Telematik für den Fuhrpark

Die oben genannten Daten liefert uns die moderne Fahrzeugtelematik, also die Kombination aus Hardware und Software, die das Fahrzeug mit dem Internet verbindet.

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Telematik im Fahrzeug

Im Fahrzeug ist ein Ortungsgerät verbaut, das alle relevanten Daten aufzeichnet. Per GPS-Empfänger oder mit einem anderen Satellitennetzwerk wird die Position des Fahrzeugs ständig berechnet und an das Flottenmanagementsystem übermittelt.

Überall in Nutzfahrzeugen und Pkw finden wir inzwischen hochsensible Sensoren, die die unterschiedlichsten Datenströme erfassen.

Diese lassen sich nutzen, um Ihren gesamten Fuhrpark kosteneffizient zu nutzen und gleichzeitig die Planung von Personal und Wagen so zu kalkulieren, dass es nicht zu Überschneidungen oder zu unnötigen Standzeiten kommt. Eine auf Ihren Bedarf angepasste Flottenmanagement Software archiviert und nutzt diese Datenquelle.

Im Wagen kommuniziert der Fahrer per Driver Terminal mit der Zentrale. Hier laufen übersichtliche Informationen wie die bevorstehende Tour oder die beste Route zusammen. Das Terminal kann auch Anweisungen und Hinweise zum Fahrverhalten liefern. Die modernen Technologien helfen also auch dem Fahrer in der Kabine direkt und steigern damit die Produktivität und die Effizienz Ihrer Abläufe.

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Aufgaben im Flottenmanagement

Schauen wir uns die Lösungen des Flottenmanagements im Schnellüberblick an:

  • Fahrzeugortung aller Fahrzeuge in Echtzeit
  • Fahreridentifikation
  • elektronisches Fahrtenbuch
  • digitaler Tachograph
  • Fuhrparkoptimierung
  • Eco-Driving
  • Profi-Navigation

Nicht jedes Unternehmen wendet alle diese Lösungen im alltäglichen Betrieb an. Das ist der besondere Vorteil eines modernen Flottenmanagementsystems: Die Tools lassen sich anpassen auf den Einzelfall.

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Mehr Kontrolle, weniger Kosten

moderne Flottenmanagement Tools und ihre Vorteile. Ein gutes Flottenmanagement spart Zeit, Geld und Arbeitskräfte. Es liefert mit der Überwachung von allen Fahrzeugen Einblick in sämtliche Abläufe – und damit wissenswerte Informationen für den Fuhrparkleiter. Und es hilft der Nachhaltigkeit mit mehr Effizienz in der Planung auf die Sprünge.

Vorteile im Überblick

  • Fahrzeugortung: Sie wissen jederzeit, wo sich welches Fahrzeug gerade befindet.
  • professionelle Navigation
  • Optimierte Abläufe bringen geringe Standzeiten und übersichtliches Management der Einsätze.
  • geringere Kosten: effiziente Kraftstoffnutzung durch die Analyse des Fahrverhaltens
  • Mehr Sicherheit: Der Fuhrpark lässt sich mit passenden Tools überwachen, auch auf seine Verkehrstüchtigkeit hin.
  • vereinfachtes Management von Arbeitsabläufen durch mehr Überblick über die Fahrzeugverfügbarkeit
  • Nachhaltigkeit: optimierter Kraftstoffverbrauch durch aktives Fahrer-Feedback und das Monitoring des Fahrverhaltens
  • Anbindung an Unternehmenssoftware möglich

Datenschutz und Sicherheit

Wo viele Daten aufgezeichnet werden, darf auch die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Unternehmen sind in der Pflicht, die Daten aus ihrem Flottenmanagement sicher zu behandeln. Dabei hilft die aktuelle Flottenmanagement Software. Aktualisierte Varianten der Software enthalten stets auch die Vorgaben der DSGVO und weiterer Regelungen, die Sie als Unternehmer einhalten müssen, um die Daten von Betrieb, Fahrern und Kunden zu schützen.

Wem hilft die Flottenmanagement Software?

Einige Branchen verfügen über einen großen Fahrzeugpark. Naheliegend sind hier die Bereiche Logistik und Transport. Auch Charterbetriebe, Leasing Firmen und Lieferdienste können ohne ihre zahlreichen Fahrzeuge nicht arbeiten.

Unsere Kundschaft stammt aus den unterschiedlichsten Branchen. Die Baubranche, Express- und Kurierdienste, Außendienstmitarbeiter und Unternehmen aus dem Personentransport setzen auf unser Flottenmanagementsystem. Genauso wie Rettungsdienste oder Unternehmen aus dem Fernverkehr. Für alle bieten wir maßgeschneiderte Anwendungen und Lösungen in Form von passender Software und unterstützenden Service-Leistungen.

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Mehr Effizienz auch im kleinen Fuhrpark

Je größer die Anzahl der Fahrzeuge eines Unternehmens ist, desto sinnvoller und kostensparender ist die ausgefeilte Flottenmanagement-Software.

Doch auch für den Kleinbetrieb lohnt sich so ein modernes Tool für Fahrzeugflotten bereits. Denn auch bei wenigen Fahrzeugen lässt sich mit mehr Kontrolle in der Flotte, etwa mit einem verbesserten Kraftstoffmanagement, Geld sparen und nachhaltiger fahren. Das digitale Fahrtenbuch muss auch hier geführt werden, und nicht zuletzt erspart Ihnen das digitale Flottenmanagementsystem einiges an verwaltungstechnischem Aufwand. So sparen auch kleinere Fuhrparks mit geeigneten Maßnahmen, zum Beispiel durch optimierte Prozesse bei der Planung, einiges an Kosten, sie steigern die Produktivität und Effizienz.

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Umweltschonendes Fahren - Autobahn

NavComm und Webfleet – eine Erfolgsgeschichte

Quasi vom ersten Moment an ist die NavComm GmbH als Vertriebspartner mit Webfleet eng verbunden. Wir haben uns in unserer norddeutschen Heimat zur Nummer 1 für Webfleet Service und Support entwickelt.

Webfleet ist im Bereich Fahrzeugtelematik und Flottenmanagement der Marktführer in Europa. Auch weltweit belegt das Unternehmen mit seinen Lösungen für Flottenmanagement, vernetzte Fahrzeugservices und Telematik einen Spitzenplatz.

Digitales Flottenmanagement – fragen Sie uns!

Seit 2004 sind wir mit unserer eigenen Serviceflotte für Webfleet unterwegs. Unsere Kunden profitieren von dieser langjährigen Erfahrung: Wir bieten Ihnen einen persönlichen und zuverlässigen Service-Ansprechpartner für die renommierte Marke.

Sie suchen Beratung zu den einzelnen Hardware-Komponenten des Flottenmanagementsystems? Oder planen Sie noch die System-Einführung? Wir begleiten Sie mit umfassendem Support, bieten Einbau- und Software-Schulungen für Ihr Team, übernehmen die Softwarekonfiguration und liefern aktualisierte Funktionserweiterungen.

Egal, welchen Anforderungen Sie sich stellen wollen: Gehen Sie die notwendigen Schritte mit uns – unsere erfahrenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen finden auch für Ihr Anliegen eine Lösung.

Sprechen Sie uns gerne an: Wir haben Antworten auf Ihre Fragen rund ums digitale Flottenmanagement!